POLITIQUE EN MATIÈRE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE  

Notre engagement envers nos conseillers, nos fournisseurs d’assurance et vos clients : Afin de fournir un accès aux produits et services d’assurance aux conseillers et à leurs clients, nous collectons certains renseignements personnels au sujet des deux, principalement au nom de nos fournisseurs d’assurance.   Notre engagement va plus loin que simplement répondre aux exigences légales en matière de protection des renseignements personnels. La confiance que nous témoignent nos conseillers et nos assureurs ainsi que notre capacité de protéger la confidentialité des renseignements personnels et des personnes qui nous les confient sont essentielles à notre succès en tant qu’entreprise.   La présente politique s’applique à nos employés et à tout fournisseur tiers ou représentant que nous engageons.

Pourquoi nous collectons, utilisons et conservons des renseignements personnels :

Nous agissons en tant qu’intermédiaire entre les courtiers d’assurance et les AG (y compris les AGA) et les compagnies d’assurance avec lesquelles ils font affaire en fournissant des services administratifs et de marketing en vertu de contrats écrits. Les politiques de protection de la vie privée des assureurs nous identifient typiquement comme « fournisseurs de services ». Les assureurs nous demandent d’obtenir, d’utiliser et de conserver certains renseignements personnels essentiels au sujet des conseillers afin de déterminer leur aptitude initiale et continue d’agir en tant que conseiller, d’obtenir des contrats de distribution de produits pour eux et de les rémunérer. Les renseignements comprennent les antécédents financiers et de travail ainsi que des renseignements disciplinaires, juridiques et réglementaires.

Nous obtenons les renseignements des clients des assureurs de la part des conseillers afin de fournir des services et l’accès aux produits des assureurs. Nos politiques doivent répondre aux normes que les assureurs établissent dans leurs propres politiques en matière de protection de la vie privée. Les renseignements personnels que les conseillers collectent des clients et nous fournissent afin de les soumettre aux assureurs sont des renseignements essentiels que nous utilisons pour fournir des services administratifs aux assureurs, qui à leur tour réclament ces mêmes renseignements afin de fournir les produits et services demandés par les clients. Ces renseignements sont utilisés pour déterminer le risque d’assurance, évaluer l’admissibilité pour certains produits, administrer ces produits une fois souscrits et satisfaire certaines exigences de réglementation. Ceux-ci peuvent comprendre des renseignements sur la santé, des renseignements financiers, et des antécédents et renseignements sur les passe-temps. Nous conservons certains de ces renseignements afin de pouvoir administrer les affaires, fournir des services continus aux conseillers et aux assureurs, et lorsque la loi nous l’exige.  

Nous pouvons utiliser des données anonymes pour gérer notre entreprise, identifier des produits et services qui bénéficieront aux conseillers et à leurs clients et pour préparer des rapports sur nos affaires.

Limites relatives à la collecte :

Nous collectons uniquement les renseignements nécessaires pour satisfaire nos contrats avec les conseillers et respecter nos obligations en réglementation. Nous utilisons uniquement des moyens justes et légaux pour collecter ces renseignements. Nous nous fions aux assureurs et aux conseillers pour obtenir le consentement valable afin de partager des renseignements avec nous et pour que nous puissions conserver ces renseignements.  

De quelle manière collectons-nous les renseignements des clients :

Lorsque possible, nous collectons les renseignements des clients directement du conseiller en tant que leur représentant autorisé. Les renseignements peuvent être obtenus par des agences gouvernementales, d’autres assureurs et des institutions financières. Nous pouvons collecter les renseignements requis sur la santé du client par le conseiller ou directement du client. Les fournisseurs tiers et autres représentants autorisés peuvent aussi collecter ces renseignements en notre nom. Nous collecterons les renseignements personnels du conseiller directement auprès de ce dernier, ou auprès d’autres assureurs et organisations d’assurance, agences gouvernementales, et employeurs actuels et passés. 

Consentement : 

Nous collecterons les renseignements uniquement avec un consentement valable, qu’il soit exprès ou implicite. Le consentement client que les assureurs reçoivent comprend généralement le consentement de nous fournir des renseignements personnels, ce qui nous permet de satisfaire nos obligations contractuelles envers l’assureur. Nous opérons aussi en vertu du consentement client que les conseillers reçoivent afin de soutenir leurs activités de vente. Nous pouvons nous appuyer sur un consentement implicite du client lorsqu’un conseiller reçoit le consentement du client pour collecter des renseignements personnels en lien avec une souscription ou un changement de police, et lorsque nous traitons des renseignements de client demandés par un assureur et collectés par un conseiller. Nous recevons le consentement exprès du conseiller pour obtenir leurs renseignements personnels au cours du processus de sélection et de mise sous contrat.  

Lorsqu’un conseiller ou un client demande ou utilise l’un des produits ou services que nous offrons, nous transférerons tout renseignement nécessaire en vertu du consentement implicite.   Si un assureur nous avise qu’un conseiller ou un client a retiré son consentement pour l’utilisation continue et la conservation de ses renseignements personnels, nous prendrons les mesures nécessaires pour respecter la Loi. Cela pourrait impliquer la fin de notre relation avec le conseiller. Nous agirons selon toute instruction que nous recevrons de l’assureur concernant le statut du client.

Limites relatives à l’utilisation et à la divulgation : 

Nous utiliserons et divulguerons les renseignements personnels pour accomplir nos tâches contractuelles, vous fournir des renseignements, et lorsque la loi l’exige. Nous pouvons divulguer à nos employés ou fournisseurs de services afin qu’ils puissent accomplir leurs tâches, aux assureurs et à toute personne ou organisation à laquelle le consentement a été donné et là où autorisé par la loi. Lorsque des renseignements personnels sont fournis à des fournisseurs de services, nous exigeons qu’ils protègent ces renseignements conformément à nos pratiques et principes.  

Nous pouvons aussi utiliser les renseignements personnels pour offrir des produits et services que nous croyons seront d’intérêt pour les conseillers ou les clients, mais nous ne donnerons ni de vendrons les renseignements personnels à des tiers à des fins de marketing.

Limites relatives à la conservation de renseignements :

Nous conserverons les renseignements personnels dans nos dossiers aussi longtemps que nécessaire pour les fins identifiées ou aussi longtemps que la loi l’exige ou le permet.  

Exactitude des renseignements :

Il incombe au conseiller de garder les renseignements personnels du conseiller et du client aussi exacts et à jour que possible. L’assureur et le conseiller sont tous deux responsables de nous fournir tout avis de changement qu’ils reçoivent directement. Toute personne peut contester l’exactitude et l’état complet des renseignements personnels que nous détenons à son sujet.   Nous apporterons toute correction nécessaire aux renseignements d’un conseiller qui s’avèrent inexacts ou incomplets et nous avisons tout tiers, y compris les assureurs, si nous apportons de telles corrections.  

Les clients peuvent avoir accès à leurs renseignements personnels en notre possession en faisant une demande auprès du conseiller ou de l’assureur au nom duquel nous détenons les renseignements. Dans les situations où le client désire apporter des corrections aux renseignements en notre possession, nous agirons selon les instructions du ou des assureurs dont le client a des produits ou du conseiller qui est votre représentant autorisé, selon la correction demandée.   Tout désaccord ou divergence en ce qui concerne l’exactitude sera documenté.

Protection des renseignements personnels :

Nous protégerons les renseignements personnels de tout accès et de toute utilisation non autorisés en assurant que des mesures de sécurité sont en place, notamment des mesures de sécurité physiques pour nos emplacements, des politiques opérationnelles, des procédures et protocoles d’accès ainsi que des mesures technologiques pour nos systèmes informatiques. Nous utiliserons des mesures de sécurité pour empêcher l’accès non autorisé aux renseignements personnels pendant le processus de destruction.  

Contactez-nous : Si vous avez toute question ou préoccupation au sujet de cette politique ou de la manière dont nous gérons vos renseignements personnels, veuillez contacter notre responsable de la conformité en matière de protection de la vie privée. Veuillez prendre note que les plaintes doivent être soumises par écrit. Nous ne répondrons pas aux plaintes formulées par courriel.  

Contactez le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada Le Commissariat encourage les personnes à tenter de discuter des préoccupations directement avec les organisations en premier lieu.    Les heures de service sont de 8 h 30 à 16 h 30. 

Sans-frais : 1 800 282-1376

Téléphone : 613 947-1698

Télécopieur ° 613 947-6850

ATS : 613 992-9190